정리 도구는 단순히 업무 흐름을 유지하는 것 이상의 역할을 합니다. 저는 Notion으로 제 모든 삶을 관리하는데, Notion은 거의 모든 것을 완벽하게 관리하는 데 도움이 됩니다. Notion은 작업, 프로젝트, 메모를 매우 효율적으로 정리할 수 있는 포괄적인 개인 정보 관리 시스템입니다.
로압 스리유에스
1. 조직이 필요한 모든 것에 전념하는 페이지
Notion에서 무엇이든 정리할 때 제가 가장 먼저 하는 규칙은 항목을 페이지로 나누는 것입니다. 업무와 개인 생활을 위한 별도의 페이지를 만들고, 그 안에 다양한 작업을 분류하기 위한 중첩된 페이지를 만듭니다. 이렇게 하면 개인 프로젝트 관리 모범 사례를 적용할 수 있습니다.
저는 수입, 지출, 주요 구매, 저축, 투자를 추적하는 전용 페이지가 있는 별도의 재무 계획 페이지를 운영하고 있습니다. 이는 업무에도 적용됩니다. 저는 기자, 작가, 프로그래머로서 여러 워크플로를 동시에 열어 두고 있습니다. 전용 페이지를 통해 다양한 유형의 업무를 개별적으로 추적할 수 있어 생산성 향상에 매우 중요합니다.
월별 예산 계획처럼 반복되는 상황에서는 이러한 구조가 시간을 크게 절약해 줍니다. 거액의 자금을 관리할 때 사용하는 은행 명세서, 이메일, 편지, 그리고 복잡한 스프레드시트를 일일이 뒤져볼 필요 없이, Notion 페이지 내에서 모든 것을 깔끔하게 정리할 수 있습니다. 덕분에 정보를 찾는 데 낭비되는 시간을 줄일 수 있습니다.
꼭 이렇게 할 필요는 없고, Notion은 한 페이지에서 온갖 정보를 추적할 수 있는 기능을 완벽하게 갖추고 있습니다. 하지만 이렇게 중첩된 페이지 계층 구조 덕분에 관련 없는 정보를 잔뜩 스크롤하지 않고도 원하는 정보를 정확하게 찾을 수 있습니다. 덕분에 중요한 작업에 집중하고 다른 방해 요소를 피할 수 있습니다.
2. Notion의 빠른 목록을 위한 체크리스트
Notion의 할 일 목록 블록 기능을 사용하면 접을 수 있는 체크리스트를 만들어 빠르게 할 일 목록을 만들 수 있습니다. 할 일 목록은 일반적으로 Notion에 새로운 일을 기록하거나 정보를 입력해야 할 때 첫 번째 단계로 사용됩니다.
Notion의 체크박스는 글머리 기호 목록과 동일하게 처리되므로 각 항목 내에 중첩된 체크박스(또는 글머리 기호)를 사용할 수 있습니다. 이 방식을 사용하면 작업과 그 안의 요구 사항, 단계 또는 하위 작업을 명확하게 정의할 수 있습니다. 또한 미리 알림을 설정할 수 있는데, 이 기능을 제대로 사용하면 기존 할 일 관리 앱을 Notion으로 대체할 수 있습니다.
제 Notion 페이지 대부분에는 최소한 몇 가지 유형의 체크리스트가 있습니다. 매일 할 일 목록을 관리하는 것 외에도, 장보기부터 읽어야 할 책 목록, 새 사무실 준비 진행 상황 확인까지 모든 일에 이 체크리스트를 활용합니다.
전용 할 일 목록 앱과 비교했을 때 유일하게 아쉬운 점은 할 일 목록 위젯을 휴대폰 홈 화면에 고정할 수 있다는 것입니다. Notion에는 안드로이드 위젯이 있으며, 페이지 위젯을 사용하면 목록이 있는 페이지에 빠르게 접근할 수 있습니다. 하지만 Microsoft To-Do와 같은 앱은 홈 화면에서 바로 새 작업을 선택하거나 추가할 수 있는 위젯을 제공하여 더욱 원활한 경험을 제공합니다.
3. 작업 및 프로젝트 추적을 위한 데이터베이스
나는 저는 Notion 데이터베이스를 사용합니다. 거의 모든 것을 추적할 수 있습니다. 개별 속성을 생성하고, 수식을 사용하고, 자동화를 지원하여 업무를 더욱 편리하게 만들어 줍니다. Notion 데이터베이스는 Asana, Jira, GitHub와 같은 타사 앱과도 동기화할 수 있어 다양한 플랫폼에서 작업을 더욱 쉽게 추적할 수 있습니다.
Notion 데이터베이스의 각 항목은 하나의 페이지로, 하나의 표 안에 많은 정보를 정리할 수 있습니다. 특정 필터와 정렬 기능을 사용하여 데이터베이스에 맞는 사용자 지정 뷰를 만들어 콘텐츠를 쉽게 분류할 수도 있습니다. 여러 표에 걸쳐 데이터를 연결하려는 경우에도 Notion의 관계 기능을 사용하면 됩니다. 항목이 많거나 한 페이지에 여러 데이터베이스가 있는 대규모 데이터베이스는 탐색을 어렵게 만들 수 있으므로, 사용자 지정 뷰를 설정하면 한눈에 보기 어려운 관련 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다.
데이터베이스를 설정할 때 열에 다양한 데이터베이스 속성을 추가할 수 있습니다. 간단한 텍스트와 숫자부터 한 번의 클릭으로 특정 자동화를 실행하는 수식과 버튼까지, 총 21가지의 다양한 데이터베이스 속성을 사용할 수 있습니다. 파일과 이미지를 데이터베이스에 업로드하여 간편하게 저장할 수도 있습니다.
제 추적 시스템은 제가 작업을 할당하는 즉시 Asana에서 관련 작업을 가져옵니다. 가져온 후에는 개별 페이지를 사용하여 연구 자료나 기사에 대한 메모를 보관하고, 추적 속성을 사용하여 복잡한 작업을 더 작은 단위로 나눕니다.
여러 페이지에서 작업을 추적하는 데이터베이스가 여러 개 있는 경우, 이러한 작업 추적기를 하나의 작업 데이터베이스로 변환할 수 있습니다. 그러면 할당된 모든 작업이 섹션 아래에 표시됩니다. 내 작업 Notion 홈페이지에서 작업 데이터베이스에는 속성이 있어야 합니다. 케이스 و 관리자 و 마감일, 아직 추가하지 않았다면 반드시 추가하세요.
데이터베이스를 완전히 사용하려면 최소 Notion Plus 구독으로 업그레이드해야 하지만, 추가 기능은 그만한 가치가 있습니다. 이 앱 덕분에 시간을 많이 절약할 수 있어서, 내 Notion 구독료는 매달 자동으로 지불됩니다..
4. 색상을 사용하여 텍스트에서 작업 상태를 나타냅니다.
Notion은 굵게, 기울임꼴, 밑줄, 취소선 등 기본적인 텍스트 서식 옵션은 물론 배경색과 텍스트 색상도 제공합니다. 빠른 추적 시스템을 구축해야 한다면 색상을 사용하여 작업 상태를 나타내는 것이 좋습니다. 효과적인 작업 관리 전략.
제가 사용했던 초기 작업 관리 시스템 중 하나는 아이디어를 추적하기 위해 텍스트 색상을 사용했습니다. 잠재적인 아이디어가 담긴 할 일 목록을 작성하고 나면, 각 아이디어의 진행 상황을 나타내기 위해 텍스트 색상을 다르게 지정했습니다. 이 방법이 도움이 됩니다. 작업 정리 시각적으로.
노란색 작업은 편집자가 검토 중임을, 녹색 작업은 승인되었음을, 빨간색 작업은 거부되었음을 나타냅니다. 기사 작성을 마치면 작업 상자를 체크하고 다음 작업으로 넘어갈 수 있습니다. 이 간단한 방법은 작업 생산성.
이 시스템은 데이터베이스를 기반으로 구축된 제 현재 문서 관리 시스템만큼 자세하지는 않습니다. 하지만 새로운 프로젝트가 배정되어 체계적인 추적 시스템을 어떻게 구축할지 고민할 시간이 없다면, 할 일 목록에 색깔 있는 텍스트를 추가하는 것이 큰 도움이 될 수 있습니다. 빠르고 효과적인 해결책이죠. 작업 추적.
5. Google 캘린더와 Google 시트 통합
Notion은 다재다능한 도구이지만 모든 것을 할 수는 없습니다. 바로 이 부분에서 타사 통합이 필요합니다. Notion의 다양한 통합 기능은 생산성을 높여줍니다.특정 서비스가 지원되지 않는 경우에도 항상 웹 콘텐츠를 내장할 수 있습니다.
Notion 데이터베이스는 정말 마음에 드는데, Notion 수식은 Excel이나 Google 스프레드시트 수식과 다르게 작동합니다. 이런 경우에는 Google 스프레드시트를 만들어서 관련 Notion 페이지로 가져옵니다.
Google 시트에서 공유 링크를 복사한 다음 블록을 사용하여 Notion에 삽입하면 됩니다. 어젯 서비스Google 시트 웹앱과 동일한 기능을 갖춘 완벽한 기능의 스프레드시트를 Notion 페이지 내에서 바로 사용할 수 있습니다.
Google 캘린더도 마찬가지입니다. 저는 오랫동안 Android를 사용해 왔고 Google 생태계에 깊이 빠져 있기 때문에 Notion 캘린더로 전환하는 것은 그다지 실용적이지 않습니다. 임베드 기능을 사용하면 Notion 페이지에 캘린더를 추가하고 휴대폰 캘린더 앱에서 추가한 새로운 약속이나 이벤트를 표시할 수 있습니다.
Notion은 특히 설정이 얼마나 쉬운지 고려하면 정말 강력한 도구입니다. 다양한 기능과 블록을 모두 파악하는 데 시간이 좀 걸리겠지만, 일단 익숙해지고 나면 중요한 업무부터 잊어버린 데이트까지 모든 것을 완벽하게 처리할 수 있을 것입니다.
