만약 그랬다면 마이크로 소프트 아웃룩 이메일과 캘린더 일정을 관리하는 데 가장 많이 사용하는 앱이자 필수 옵션이지만, 일부 기능 때문에 본래 목적에 완전히 집중하지 못할 수도 있다고 생각할 수도 있습니다. 물론 Outlook은 업무량 관리에 도움이 되도록 설계되었지만, 몇 가지 간단한 조정만으로도 훨씬 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.
Outlook을 더 효과적으로 활용할 수 있는 몇 가지 방법을 살펴보겠습니다.
로압 스리유에스
1. 수신 이메일에 대한 사용자 정의 규칙 만들기
이메일을 받으면 자동으로 받은 편지함으로 이동합니다. 여러 사람에게서 여러 개의 이메일을 받으면 이메일을 추적하기 어려울 수 있으며, 이메일이 빠르게 쌓일 수 있습니다. Outlook에서는 받은 편지함 규칙을 설정하여 특정 사람의 이메일이 하위 폴더로 바로 이동하도록 하여 누가 무엇을 보냈는지 추적할 수 있습니다. 새 규칙을 만들려면 다음 단계를 따르세요.
- 이동 파일 -> 규칙 및 알림 관리 انقر فوق 새로운 기지다양한 옵션이 있는 새 창이 나타납니다.
- 1단계: 템플릿 선택에서 다음을 클릭하세요. 누군가의 메시지를 폴더로 이동.
- 다음으로, 2단계: 규칙 설명 편집에서 하이퍼링크를 클릭하여 지정된 폴더로 이메일을 전달하려는 사람이나 공개 그룹을 선택해야 합니다.
- 규칙을 적용하려면 '마침'을 클릭하세요.
Microsoft의 공식 비디오에서 이에 대한 자세한 설명을 확인할 수 있습니다.
받은 편지함 규칙을 사용하면 메시지가 쌓여서 받은 편지함에서 중요한 메시지만 확인하는 데 어려움을 겪는 것을 방지할 수 있습니다. 또한, 특정 사람이나 업무 이메일을 관리해야 하는 경우에도 유용합니다.
2. 이메일 알림 끄기
이제 Outlook에서 이메일을 받을 때 알림음이 나는 것을 보셨을 겁니다. 작업 표시줄의 Outlook 아이콘에 노란색 봉투 아이콘이 나타나는 것도 보셨을 겁니다. 알림을 받고 싶을 때는 유용하지만, 이메일이 계속 도착하면 오히려 방해가 될 수 있습니다. 다행히 Outlook에서는 이러한 알림을 끌 수 있는 옵션도 제공합니다.
이동 파일 -> 옵션 -> 메일 '메시지 수신' 제목 아래에서 끄고 싶은 알림을 선택할 수 있습니다. 선택이 완료되면 '확인'을 클릭하세요.
3. 캘린더 알림 설정
많은 이메일 알림과 마찬가지로 Outlook 일정은 약속 시작 15분 전에 미리 알림을 주도록 설정되어 있습니다. 예정된 약속을 표시하고, 이를 클릭하면 됩니다. 거부하다 창을 닫습니다.
이러한 알림은 필요할 때 유용하게 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 업무에 몰두하다가 알림이 뜨면 하던 일을 마무리하고 약속 시간을 맞출 수 있습니다.
하지만 이 기능이 필요하지 않으면 작업 흐름에 영향을 미칠 수 있습니다. 이 알림을 끄려면 다음으로 이동하세요. 파일 -> 옵션 -> 고급 미리 알림에서 미리 알림 표시를 선택 취소합니다.
또는 다음으로 이동할 수도 있습니다. 파일 -> 옵션 -> 캘린더 '캘린더 옵션' 아래에 '기본 미리 알림' 옵션이 표시됩니다. 이 옵션을 편집하려면 다음 단계를 따르세요.
- 기본 알림 옆에 있는 상자를 클릭하여 상자에 체크 표시가 되도록 합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 0 분.
- 기본 알림 옆에 있는 상자를 다시 클릭하여 체크 표시가 사라질 때까지 기다립니다. 체크 표시가 사라지지 않으면 선택 사항이 저장되지 않습니다.
- 딸깍 하는 소리 확인.
이제 알림 없이도 작업을 계속할 수 있습니다. 중요한 작업을 추적하는 방법을 계속 찾고 있다면 다음을 확인하세요. Microsoft To-Do도 이점을 얻습니다..
4. Outlook에서 일정 이벤트에 색상 코드 지정
Outlook 일정 약속에 색상 코드를 지정하는 것은 전혀 문제가 없습니다. 하지만 색상 코드를 사용하면 일정 보기를 간소화하고 각 약속이나 회의의 주제를 확인하지 않고도 하루 또는 일주일의 업무 일정을 더 쉽게 파악할 수 있습니다.
예를 들어, 회사 내부 회의, 외부 회사와의 회의, 고객, 관리 업무, 일정에 예약된 교육 등 여러 유형의 업무가 예약되어 있는 경우 이러한 정보가 너무 모호해져서 이에 집중하는 데 더 많은 시간을 할애해야 할 수 있습니다.
사용하는 경우 색상 코딩 캘린더를 빠르게 탐색하여 준비해야 할 업무 유형을 대략적으로 파악할 수 있습니다. 색상 구분을 사용하여 중요도에 따라 약속의 우선순위를 지정할 수도 있습니다. 예를 들어, "긴급" 회의는 빨간색, "중요" 회의는 주황색, "일상" 회의는 녹색으로 설정할 수 있습니다.
여기서 중요한 점은 하는 일의 종류에 따라 다른 색상을 선택하고, 차이를 구분하기 위해 서로 너무 비슷해 보이지 않는 색상을 선택하는 것입니다. 시작하려면 다음 단계를 따르세요.
- 일정에서 약속이나 회의를 클릭하면 약속 시리즈 탭이 표시됩니다.
- 표시되는 색상 창 아이콘을 클릭하세요. 이미지.
- 드롭다운 메뉴에서 모든 카테고리.
- 새 창이 나타납니다. 오른쪽에서 클릭하세요. جديد.
- 카테고리 이름을 입력하세요. 예: "내부 회의"와 같이 입력하고 원하는 색상을 선택하세요.
- 두 창에서 모두 확인을 클릭하면 새로운 색상으로 구분된 일정 약속이 표시됩니다.
원하는 만큼 많은 카테고리에 대해 이 과정을 반복합니다.
Outlook 방해 요소 제거
이제 Outlook을 덜 산만하게 만드는 방법을 알았으니, 나에게 더 잘 맞도록 사용자 지정할 수 있습니다. 별것 아닌 것처럼 보일 수도 있지만, 작은 조정만으로도 업무에 큰 변화를 가져올 수 있습니다.
이 목록은 결코 완전한 목록이 아니며, 적용하기 전에 여러 가지를 시도해 보는 것이 좋습니다. Outlook 설정을 조정하면서 집중력 향상에 도움이 되는 다른 기능들을 발견할 수도 있습니다. 자동화를 통해 생산성을 높일 수 있는 가장 좋은 방법.
